仕事の進め方の改善方法。あなたの仕事はなぜ終わらないのか?

仕事の進め方の改善方法。あなたの仕事はなぜ終わらないのか?
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会社員ブロガーのシモンです。

誰もが一度は「仕事ができる人になりたい」と悩んだ経験があると思います。

仕事ができる = 能力が高いと思われがちですが、必要なのは能力の高さだけではありません。

仕事ができる人は、例外なく、段取りを熟知して上手に仕事を進められる人であり、逆にいうと仕事ができない人は、進め方に何らかの問題点を抱えていることがほとんどなのです

このブログでは、仕事ができるようになるための一歩として、仕事の進め方の改善方法を解説していきます。

仕事でやるべきことは以下の4ステップで分解できます。

ゴールをはっきりさせる

まず、自分の仕事のゴールをはっきりさせましょう。

ゴールとは、仕事を通して、いつまでに、どのような状態を実現させたいのかということです。

例えば上司から、「〇〇商品の提案書を書いてくれ」と依頼されたら、

・提案書によって、何を訴えたいのか?
・どのようなシーンで、誰に読んでもらうものなのか?
・資料の形式は、Excelか、PowerPointか?

このように、自分が資料を完成させたときのイメージを持てるようになりましょう。

そして、依頼された時点で上司に確認し、資料完成時のイメージを共有することが大事です。

仕事ができない人ほど、適当に仕事を受け、納期が迫ってきてから「こんなはずじゃなかった」という事態に陥りがちです。

仕事を一覧化する

次にやるべきことは、仕事の一覧化することです。

ここのステップの目的は、自分がやることの全量を把握することです。

仕事を進めるうちにあれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、と後出しのタスクが浮上し、作業が全く進まないという状況というのが、仕事が遅い人にありがちなミス。

それを防ぐためにも、まずは仕事の全体像を俯瞰して、いつまでに何をやらなければいけないのかを把握できるようにしましょう。

これを最初にやっておくことで、納期間近に「終わりそうにないです」と上司に辛い報告をする必要も無くなります。

仕事を分解する

一口サイズに分ける

ここからはいよいよ、実際に仕事を進めることになります。

実際に仕事を進める上で意識してほしいことは、仕事をタスクベースに分解することです。

タスクベースとは、わかりやすくいうと一口サイズに分けてしまうこと。

先ほど書いた提案書の例であれば、

・全体のストーリーを決める
・各スライドに見出しを入れる
・導入部分のコンテンツを作る
・各スライドのレイアウトを整える
・上司に確認を依頼する

など、

可能であれば、15分〜30分で終わる量のタスクに分解できるのが理想です。

各タスクごとに目的をはっきりさせる

タスクを分解しても、途中で何のためにそのタスクを行なっていたのかわからなくなったり、全く関係のないタスクに脱線してしまうことがあります。

これを防ぐためにも、「今自分は、何のためのこのタスクに取り組んでいるのか?」を常に問いかける習慣を身につけましょう。

着手する順番、所要時間を決める。

先ほど書いたこととも重複しますが、着手するタスクの順番と、各タスクの所要時間はあらかじめ決めておきましょう。

理由は二つ。

まず、他人が関わるタスクは早めに振っておく必要があるからです。

それが遅れるほど、仕事の進捗全体にも影響が出やすく、後のトラブルの原因にもなりかねません。

2つ目が、ひとつのタスクに時間を取られないようにチェックする必要があるからです。

特に新人などはそうだと思いますが、自分で悩んでも解決に向かわない状況というものが多々あります。

そういう時は自分で悩みすぎず、誰かに質問するなど、早めのアラートを出しましょう。

まとめ

僕としては記事は会社員を想定して書きましたが、どのようなビジネスマンにも共通して使える手法だと思っています。

仕事がデキる人になるためにも、ぜひ心がけてみてください。

※実践しても、周りがクソだから全く成果が出ない、、、という方はさっさと転職しましょう。

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